A különböző hivatalos céges dokumentumoknak köszönhetően ma már hivatalos forrásból lehet szinte teljesen megismerni egy vállalkozást. Az igényelhető dokumentumok közül a cégkivonat és a cégmásolat azok, melyekre a legtöbb esetben szükség lesz, ugyanis ez a két dokumentum adja a legrészletesebb betekintést egy vállalkozásba.

Cégkivonatra akkor van szükség, ha egy cég jelenleg is hatályos adatait szeretnénk megismerni, valamint akkor, ha valamilyen hivatalos céges ügyet szeretnénk intézni, ugyanis ilyenkor általában kötelező a friss cégkivonat mellékelése is. Egy hiteles cégkivonattal minden hatályos adatot igazolni lehet, legyen szó a vállalkozás alap adatairól, a képviseletre jogosultakról, és képviseletük módjáról. Hivatalos ügyintézés mellett akkor is cégkivonatot igényeljünk, ha egy céget jelenlegi adatait meg szeretnénk ismerni.

Cégmásolatra akkor van szükség, ha nem csak a cég hatályos adataira vagyunk kíváncsiak, hanem a múltjára is, ugyanis a cégmásolat (más néven cégtörténet) minden olyan információt is tartalmaz, amely korábban a cégjegyzékben szerepelt, de azóta törölve lett. A cégmásolat tehát sokkal részletesebb dokumentum, a vállalkozások teljes történetét mutatja be. Hivatalos ügyintézésekhez általában nincs szükség cégmásolatra, ha azonban egy adott vállalkozás komolyabb kapcsolatot tervezünk kialakítani, vagy akár egy céget szeretnénk megvásárolni, akkor a cégmásolat segítségével rengeteg hasznos információhoz juthatunk, olyanokhoz, melyeket egy cégkivonat nem tartalmaz.